Judul Pengadaan	Pengadaan Asuransi Kesehatan dan Asuransi Jiwa Tahun 2027
Nama Organisasi	Kemitraan bagi Pembaruan Tata Pemerintahan
Dokumen Acuan	Terms of Reference (TOR) – Health and Life Insurance 2026
Batas Akhir Penyampaian Proposal	25 November 2026 Jam 15:00 WIB
Batas Akhir Klarifikasi	20 November 2026 Jam 15:00 WIB
Media Komunikasi dan Klarifikasi	Email
Alamat Email Resmi	procurement@kemitraan.or.id

Catatan: Seluruh spesifikasi teknis, ruang lingkup pekerjaan, manfaat pertanggungan, plafon asuransi, persyaratan pelayanan, serta ketentuan lainnya mengacu pada TOR terlampir yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari dokumen RFP ini.

Latar Belakang

Kemitraan bagi Pembaruan Tata Pemerintahan merupakan organisasi yang didirikan pada tahun 2000 dengan tujuan mendorong reformasi tata kelola pemerintahan di Indonesia.

Dalam rangka memenuhi kebutuhan perlindungan kesehatan dan jiwa bagi karyawan, organisasi bermaksud melakukan pengadaan layanan asuransi kesehatan bagi karyawan beserta tanggungan yang memenuhi persyaratan, serta asuransi jiwa bagi karyawan.

Pengadaan ini diharapkan dapat memberikan perlindungan yang memadai, meningkatkan kesejahteraan karyawan, serta memastikan tersedianya layanan asuransi yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Tujuan

Pengadaan Asuransi Kesehatan dan Asuransi Jiwa ini bertujuan untuk:

1. Menyediakan perlindungan asuransi kesehatan bagi karyawan dan tanggungan yang memenuhi persyaratan.
2. Menyediakan perlindungan asuransi jiwa bagi seluruh karyawan yang memenuhi persyaratan.
3. Memperoleh layanan asuransi dengan manfaat dan cakupan perlindungan sesuai kebutuhan organisasi.
4. Memastikan tersedianya pelayanan kesehatan melalui jaringan rumah sakit dan fasilitas kesehatan yang memadai.
5. Memperoleh pelayanan administrasi, penanganan klaim, dan dukungan pelanggan yang responsif.
6. Mendapatkan penawaran premi yang kompetitif dengan tetap memperhatikan kualitas manfaat dan pelayanan.

Ruang Lingkup

Pengadaan ini mencakup dua jenis layanan yaitu Asuransi Kesehatan dan Jiwa

Asuransi diperuntukkan bagi karyawan beserta suami/istri dan anak yang memenuhi persyaratan, dengan cakupan manfaat dan pelayanan sesuai ketentuan dalam TOR. Mengacu pada dokumen TOR – Health and Life Insurance 2026 yang dilampirkan dalam RFP ini.

Persyaratan Peserta

Perusahaan yang berminat mengikuti proses pengadaan ini wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. Merupakan perusahaan asuransi yang memiliki izin usaha sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Memiliki legalitas perusahaan yang masih berlaku.
3. Memiliki pengalaman dalam penyediaan layanan asuransi kesehatan dan/atau asuransi jiwa bagi perusahaan atau organisasi.
4. Memiliki jaringan rumah sakit, klinik, dan fasilitas kesehatan yang memadai sesuai dengan cakupan layanan yang ditawarkan.
5. Memiliki sistem administrasi kepesertaan dan penanganan klaim yang memadai
6. Mampu memenuhi kebutuhan dan spesifikasi layanan sebagaimana tercantum dalam TOR.
7. Bersedia mengikuti seluruh tahapan dan ketentuan proses pengadaan yang ditetapkan oleh KEMITRAAN.

Dokumen Proposal Yang Harus Disampaikan

Peserta pengadaan wajib menyampaikan proposal yang terdiri atas dokumen berikut:

1. Proposal Teknis

Proposal teknis sekurang-kurangnya memuat:

1. Profil dan informasi umum perusahaan.
2. izin usaha perusahaan.
3. Pengalaman perusahaan dalam penyediaan layanan asuransi kesehatan dan asuransi jiwa.
4. Penjelasan mengenai manfaat dan cakupan pertanggungan yang ditawarkan sesuai TOR.
5. Informasi jaringan rumah sakit, klinik, dan fasilitas kesehatan.
6. Mekanisme pelayanan dan penanganan klaim.
7. Standar pelayanan pelanggan dan dukungan darurat.
8. Sistem administrasi kepesertaan dan pelaporan.
9. Informasi mengenai pengecualian, batasan pertanggungan, dan ketentuan polis.
10. Informasi tambahan mengenai manfaat atau layanan lainnya yang ditawarkan.

2. Proposal Finansial

Proposal finansial sekurang-kurangnya memuat:

1. Rincian premi asuransi kesehatan.
2. Rincian premi asuransi jiwa.
3. Rincian premi berdasarkan kategori peserta sesuai kebutuhan dalam TOR.
4. Total keseluruhan biaya premi yang ditawarkan.
5. Pajak dan biaya administrasi lainnya, apabila ada.
6. Ketentuan dan mekanisme pembayaran.
7. Masa berlaku penawaran.

Peserta diharapkan menyampaikan penawaran secara terperinci, transparan, dan mudah dipahami agar dapat dilakukan evaluasi serta perbandingan terhadap masing-masing proposal.

Apabila terdapat manfaat tambahan atau perbedaan terhadap persyaratan minimum dalam TOR, peserta wajib menjelaskan secara tertulis dalam proposal.

Jadwal dan Tahapan

Proses pengadaan akan dilaksanakan berdasarkan jadwal berikut:

No.	Tahapan Pengadaan	Waktu Pelaksanaan
1	Publikasi RFP dan TOR	12 November 2026
2	Periode penyampaian pertanyaan dan klarifikasi	12-20 November 2026
3	Batas akhir penyampaian pertanyaan/klarifikasi	20 November 2026
4	Periode penyusunan dan penyampaian proposal	12-25 November 2026
5	Batas akhir penerimaan proposal	25 November 2026
6	Evaluasi proposal	27 November 2026
7	Pengumuman hasil seleksi	2 Desember 2026
8	Finalisasi kerja sama dan polis asuransi	7 Desember 2026

Mekanisme Klarifikasi dan Komunikasi

Seluruh pertanyaan, permintaan penjelasan, dan klarifikasi terkait dokumen RFP maupun TOR wajib disampaikan melalui email.

Ketentuan klarifikasi adalah sebagai berikut:

1. Periode klarifikasi dibuka sejak tanggal publikasi RFP.
2. Batas akhir penyampaian pertanyaan adalah 9 (sembilan) hari kalender sejak tanggal publikasi RFP.
3. Pertanyaan disampaikan melalui alamat email resmi pengadaan.
4. Jawaban atas pertanyaan atau klarifikasi akan disampaikan melalui email.
5. Seluruh komunikasi resmi terkait proses pengadaan dilakukan secara tertulis melalui email.
6. Peserta diharapkan menyampaikan pertanyaan secara jelas dan terperinci agar dapat diberikan tanggapan yang sesuai.

Format subjek email:

Klarifikasi RFP – Pengadaan Asuransi Kesehatan dan Jiwa 2027 – [Nama Perusahaan] Alamat email: procurement@kemitraan.or.id

Mekanisme Penyampaian Proposal

Proposal wajib disampaikan melalui email paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sejak tanggal publikasi RFP.

Ketentuan penyampaian proposal adalah sebagai berikut:

1. Proposal disampaikan dalam format PDF.
2. Proposal teknis dan proposal finansial disusun secara terpisah atau diberi penandaan yang jelas.
3. Proposal dikirimkan ke alamat email resmi pengadaan.
4. Peserta wajib memastikan proposal telah terkirim dan diterima sebelum batas waktu yang ditentukan.
5. Proposal yang diterima setelah batas waktu penyampaian dapat dinyatakan tidak memenuhi ketentuan pengadaan.

Format subjek email

Proposal – Pengadaan Asuransi Kesehatan dan Jiwa 2027 – [Nama Perusahaan] Alamat email tujuan: procurement@kemitraan.or.id Batas akhir penyampaian: 25 November 2026

Ketentuan Umum

1. Keikutsertaan dalam proses pengadaan ini tidak menjamin peserta akan ditetapkan sebagai penyedia layanan asuransi.
2. Seluruh biaya yang timbul dalam penyusunan dan penyampaian proposal menjadi tanggung jawab masing-masing peserta.
3. KEMITRAAN berhak menerima atau menolak proposal, baik sebagian maupun seluruhnya.
4. KEMITRAAN berhak melakukan perubahan jadwal atau ketentuan pengadaan apabila diperlukan, dengan pemberitahuan melalui email.
5. Seluruh informasi yang diberikan dalam dokumen TOR dan RFP wajib dijaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk kepentingan penyusunan proposal.
6. Peserta bertanggung jawab atas kebenaran dan keabsahan seluruh informasi serta dokumen yang disampaikan.
7. Apabila terdapat ketidaksesuaian, pengecualian, atau persyaratan yang tidak dapat dipenuhi terhadap TOR, peserta wajib menjelaskannya secara tertulis dalam proposal.
8. Penetapan penyedia terpilih akan ditindaklanjuti dengan proses finalisasi kerja sama dan ketentuan polis asuransi.